岡山市の事業者が古紙・機密書類を安全に処分する方法｜溶解・区分の基本
オフィスや店舗の運営では、契約書や顧客名簿、伝票といった機密書類や、大量の古紙が日々発生します。これらは「どう分類され、どう処分するのが正しいのか」が意外とわかりにくいものです。とくに機密書類は、情報漏えいを防ぎながら適正に処分する必要があります。この記事では、事業所から出る古紙・機密書類の廃棄物区分と、安全な処分方法を、岡山市で事業ゴミ回収を行うコウノ産業が解説します。
事業所の古紙・機密書類は「一般廃棄物」か「産業廃棄物」か
紙くずは、排出する業種によって「産業廃棄物」と「事業系一般廃棄物」に分かれます。ここを取り違えると、委託できる業者も変わってくるため、まず区分を正しく押さえておくことが大切です。
産業廃棄物になる紙くず（特定の業種）
紙くずが産業廃棄物に該当するのは、次の業種から排出された場合です。
- 建設業（工作物の新築・改築・除去に伴って生じたもの）
- パルプ・紙・紙加工品の製造業
- 新聞業、出版業、製本業、印刷物加工業
これらの業種以外から出る紙くずは、産業廃棄物にはあたりません。たとえば建設業の許可を持つ会社でも、工事に伴わない事務所から出る紙は一般廃棄物として扱われます。
多くのオフィス・店舗は「事業系一般廃棄物」
上記の特定業種にあたらない一般的なオフィスや店舗から出る古紙・機密書類は、「事業系一般廃棄物」に区分されます。日々の業務で出る書類やコピー用紙の多くは、こちらに該当すると考えておくとよいでしょう。なお、機密書類をシュレッダーにかけても、この区分そのものは変わりません。
古紙は「専ら物」としてリサイクルできる場合も
古新聞・古雑誌・段ボールなどの古紙は、再生利用を目的に回収される「専ら物（もっぱらぶつ）」として、古紙回収ルートに乗せられる場合もあります。機密性のない古紙は分別してリサイクルに回すことで、処分コストの削減にもつながります。
機密書類を情報漏えいなく処分する方法
個人情報や取引情報を含む機密書類は、通常のゴミと同じ扱いにはできません。処分の途中で情報が漏れないよう、次のような方法が用いられます。
▶ シュレッダーで裁断する（社内処理）
少量であれば、社内のシュレッダーで裁断してから処分する方法があります。ただし、量が多いと手間がかかり、裁断が粗いと復元されるリスクも残ります。
▶ 溶解処理を委託する（大量・高機密向け）
専門業者に委託し、書類を段ボール箱ごと未開封のまま溶解処理する方法です。人の目に触れずに処分でき、大量の機密書類をまとめて安全に処理したい場合に向いています。
▶ 処分までの保管にも注意する
処分方法だけでなく、処分するまでの「保管」も重要です。機密書類を廊下や共用部に長期間積んでおくと、紛失や持ち出しのリスクが高まります。施錠できる場所にまとめる、回収までの期間を短くするなど、保管の段階から情報漏えいを防ぐ意識が大切です。定期回収を利用すれば、書類がたまりすぎる前に計画的に処分でき、保管リスクも抑えられます。
どの方法を選ぶ場合も、個人情報保護の観点から「いつ・どのように処分したか」を記録に残しておくと安心です。まずは自社の書類の量と機密度に合わせて、処分方法を検討しましょう。
岡山市で処分するときの業者選びの注意点
ここで注意したいのが、委託先の「許可」です。前述のとおり、多くのオフィスや店舗から出る古紙・機密書類は事業系一般廃棄物にあたります。この事業系一般廃棄物を収集運搬するには、市町村長が発行する一般廃棄物収集運搬業の許可が必要です。
意外と見落とされがちですが、「産業廃棄物の許可を持っている＝一般廃棄物も回収できる」わけではありません。一般廃棄物の許可は新規取得が非常に難しく、対応できる業者が限られているのが実情です。委託前には、業者が該当する許可を持っているかを必ず確認しましょう。事業系一般廃棄物と産業廃棄物を一社にまとめるメリットについては事業系一般廃棄物と産業廃棄物を一社にまとめる5つのメリットもあわせてご覧ください。
古紙・機密書類の処分費用を抑えるコツ
処分の手間とコストを抑えるには、「分けて出す」ことがポイントです。次のような工夫で、処分量や費用の軽減が期待できます。
- 機密性のない古紙（新聞・雑誌・段ボール等）は分別し、古紙リサイクルに回す
- 機密書類はまとめて溶解処理に、それ以外の紙はリサイクルにと、ルートを分ける
- 定期回収を利用して、たまりすぎる前に計画的に処分する
混ぜてしまうとすべて事業ゴミとして処分することになり、コストもかさみます。自社から出る紙の種類を一度整理しておくと、無駄のない処分につながります。
古紙・機密書類の処分は岡山市のコウノ産業へ
コウノ産業は、一般廃棄物収集運搬業（岡山市第4019号）の許可と産業廃棄物の許可を併せ持ち、事業系一般廃棄物にあたる古紙・機密書類の回収に対応しています。区分の判断から機密書類の処分方法のご相談まで、許可業者としてワンストップでサポートします。塾や教室など書類の多い業種の事例は学習塾・進学塾から出るゴミの処分方法でも紹介しています。「この書類はどう捨てればいい？」という段階からで構いませんので、お気軽にご相談ください。
